First Impressions Last : Ett förbättringsarbete av introduktionsprocessen hos Sandviken kommuns Servicekontor

• Main Author: Bergqvist, Isabelle
• Format: Others
• Language: Swedish
• Published: Uppsala universitet, Institutionen för teknikvetenskaper 2019
• Subjects: induction; induction plan; improvement; socialization tactics; total quality management; förbättringsarbete; hörnstensmodellen; introduktion; introduktionsplan; offensiv kvalitetsutveckling; socialiseringsmetoder; Other Engineering and Technologies not elsewhere specified; Övrig annan teknik
• Online Access: http://urn.kb.se/resolve?urn=urn:nbn:se:uu:diva-387356

Introduktion för nyanställda ger en första bild av verksamheten och har stor betydelse vad avser nya medarbetares trivsel. En bristfällig introduktion kan således vara avgörande för om en person väljer att stanna kvar i verksamheten eller leta efter andra alternativ. Inför examensarbetet genomfördes en förstudie hos Sandviken kommuns Servicekontor för att ta reda på varför de har svårt att hitta såväl som att behålla vikarier. Utifrån förstudien konstaterades att Servicekontorets avsaknad av ett introduktionsprogram med rutiner var grundorsaken till majoriteten övriga problem inom vikarieprocessen. Syftet med studien var att ta fram och implementera ett introduktionsprogram med rutiner. För att kartlägga nuläget och eventuella förbättringsområden genomfördes åtta semistrukturerade intervjuer, en observation och en dokumentinsamling. Empirin analyserades mot det teoretiska ramverket med avstamp i Human Resource Management (HRM) och offensiv kvalitetsutveckling. Analysen påvisade att Servicekontorets introduktion karaktäriserades av den individualiserade socialiseringsmetoden snarare än den institutionaliserade. Ett negativt resultat då forskning visar att anställda tenderar att ha en positiv inställning till arbetsplatsen och i högre grad känner att det passar in om de genomgått den institutionaliserade socialiseringsmetoden. Likaså visar den senare metoden på lägre personalomsättningsnivåer. Med utgångspunkt i tidigare forskning utformades det nya introduktionsprogrammet enligt den institutionaliserade socialiseringsmetoden. Vidare har det nya programmet utformats utifrån faktorer som krävs för ett framgångsrikt mångfaldsarbete. Programmet innehåller generell information som underlättar introduktionen i allmänhet och det självständiga arbetet i synnerhet. Avslutningsvis har det nya programmet kvalitetssäkrats utifrån hörnstensmodellen. Det är viktigt att komma ihåg att kvalitetsarbete är ett ständigt pågående arbete och inte ett projekt med en början och ett slut. Att implementera ett introduktionsprogram med rutiner är inte tillräckligt för att försäkra att vikarierna stannar hos Servicekontoret. Det nya introduktionsprogrammet lägger grunden för ett bra mottagande och första intryck av Servicekontoret. Ansvaret att förvalta resultatet från den här studien och arbeta vidare med fortsatta förbättringsområden ligger hos ledningen på Servicekontoret. === The induction process creates a first impression of the organisation and have a great importance regarding new employees’ comfort at work. An inadequate or seemingly absent induction process for new hires can therefore be vital regarding if the person choose to stay in the organisation or look for other alternatives. In the pre study a survey was conducted at Servicekontoret, Sandviken municipality. The purpose of the survey was to find out why Servicekontoret had a hard time finding and retaining new employees. The survey showed that Servicekontorets poor induction program of new employees was the main reason. The purpose of this study was to create and implement a digital induction program with routines. To enable to map the current state and identify potential improvements, eight interviews, one observation and one document collection were conducted. The result was analysed against a framework based on Human Resource Management (HRM) and Total Quality Management (TQM). The analyse proved that Servicekontorets induction program was characterized by individualized socialization tactics rather than institutionalized socialization tactics. A negative result since research has shown that employees tend to experience more positive job attitudes, higher levels of fit, and lower levels of turnover after they go through institutionalized socialization tactics compared with those who undergo individualized tactics. Based on previous research, the new induction program was designed according to institutionalized socialization tactics. The program has also been designed based on diversity strategies and new routines have been developed, including following up on new hires. Finally, the program has undergone a quality assurance based on TQM.  It is important to keep in mind that quality management is an ongoing work rather than project management with a definite beginning and end. The new induction program creates a good first impression of Servicekontoret, but it is not enough to ensure that new employees will stay in the organisation. It is now up to Servicekontoret to administer the result from this study and continue improving the induction.