Taloushallinnon yrityksen valmistautuminen EU:n uuteen tietosuoja-asetukseen

• Main Author: Paso, E. (Essi)
• Format: Dissertation
• Language: Finnish
• Published: University of Oulu 2019
• Online Access: http://jultika.oulu.fi/Record/nbnfioulu-201906052444

Tiivistelmä. Taloushallinnossa käsitellään paljon erilaista henkilötietoa, jota tilitoimiston henkilökunta tarvitsee työssään. Toukokuussa 2018 voimaantullut Euroopan Unionin tietosuoja-asetus velvoittaa yrityksiä ja organisaatioita kiinnittämään enemmän huomiota tietojenkäsittelyyn, kuten tietojen lähettämiseen, vastaanottamiseen ja säilyttämiseen. Tietosuoja-asetus luo myös uusia oikeuksia henkilöille, joiden tietoja käsitellään. Yritysten ja organisaatioiden on luotava kirjallinen dokumentaatio tietojenkäsittelystä, jotta ne pystyvät osoittamaan noudattavansa tietosuoja-asetusta. Tietosuoja-asetuksen noudattaminen on tärkeää, koska asetuksen noudattamattomuudesta voidaan määrätä sakkoja ja sanktioita. On tärkeää tutkia yrityksessä ja sen käytännöissä vaadittavia muutoksia, jotta saadaan selville millaisia vaikutuksia tietosuoja-asetuksella on yritysten toimintaan. Aiempaa kirjallisuutta aiheesta ei vielä ole paljoa, joten tutkimukselle on tarvetta. Aiempi tutkimus käsittelee tietosuoja-asetusta ja sen vaatimuksia, mutta empiirinen tutkimus aihealueesta on erittäin vähäistä. Tutkimuksen tavoitteena oli luoda selvitys yrityksen nykytilasta tietosuoja-asetuksen vaatimuksiin nähden, sekä selvittää tietosuoja-asetuksen noudattamisen aiheuttamat muutokset yrityksen toiminnassa ja käytännöissä. Muutosten analysointiin hyödynnetään aiempaa kirjallisuutta muutokseen reagoimisesta. Tutkimusmenetelmänä käytetään laadullista tapaustutkimusta. Aineistonkeruumenetelmänä käytetään puolistrukturoitua teemahaastattelua. Tutkimus toteutettiin haastattelemalla toimeksiantajayrityksen henkilökuntaa tietosuoja-asetuksesta ja sen noudattamisesta. Tutkimuksen tuloksena syntyi selvitys yrityksen nykytilasta ja tietosuoja-asetuksen luomista muutoksista yrityksen toiminnassa. Toimeksiantajayritykselle myös toimitettiin suositukset ja ohjeistus tietosuoja-asetuksen noudattamiseen. Tutkimuksen tuloksia voivat myös muut yritykset hyödyntää tietosuoja-asetuksen noudattamisessa ja nykytilansa kartoittamisessa. Jatkotutkimusaiheena on yritysten ja organisaatioiden tietosuoja-asetuksen noudattaminen. Noudattamista voidaan tutkia selvittämällä yritysten luomia ohjeita ja käytäntöjä työntekijöilleen. Tämä tutkimus rajattiin koskemaan vain yhtä tilitoimistoa, joten erilaisia yrityksiä ja niiden tietosuoja-asetuksen noudattamiseen luotuja käytäntöjä vertaamalla voitaisiin luoda yleiset käytännöt erikokoisille ja eri alojen yritykselle tietosuoja-asetuksen noudattamiseen.